Article extrait du dossier : « Les Archives Numériques »
Auteurs : Joël Surcouf, directeur des archives départementales de la Mayenne ; Jean Luquet, directeur des archives départementales de la Savoie ; Catherine Laurent et Jocelyne Denis-Gouyette ; archives municipales de Rennes.
Les archives de la Mayenne ont dans un premier temps mis à disposition ses documents numériques à partir de 25 postes de travail au sein des archives. Il a fallu trouver un moyen de mettre en ligne ses archives afin de les rendre accessibles à un plus grand nombre. Les archives de la Mayenne ont donc fait appelle à un prestataire privé : Archimaine, qui a développer un module de recherche et d’affichage d’images. La majorité des documents mis en ligne sont des registres paroissiaux et d’états civils. Ce sont ses documents qui attirent environ 90% des visiteurs du site. Un programme de reconnaissance de structure a été mis en place pour mettre de côté les documents qui peuvent contenir des informations qui ne sont pas communicables à tous. Pour les images mises en ligne, elles n’ont subi aucun traitement spécifique pour être accessible sur Internet. De plus, le fonds disponible en ligne ne cesse d’augmenter et de se diversifier.
Le nouveau service semble répondre aux besoins des chercheurs, qui vont régulièrement sur le site, sa fréquentation est en hausse depuis sa mise en route en 2002 (25 000 connexions par mois et plus d’un millions d’images téléchargées). Cependant on remarque un baisse de la fréquentation de la salle de lecture au sein même des archives départementales mais il est impossible de savoir si cette baisse est due à l’apparition du site Internet ou si elle est due au phénomène de baisse que les bibliothèques et archives connaissent en ce moment.
Ce nouvel outil a permis de créer de nouveau lien entre les internautes, principalement des personnes intéressées par la généalogie, mais aussi avec le service des archives. Ainsi les archives mettent à profit cette communication pour améliorer leur fonds et pour avoir des informations supplémentaires sur leur document.
Ainsi pour les archives de la Mayenne, la mise en ligne de leur fonds est une bonne chose, « la numérisation des archives puis leur mise en ligne ont, à l’évidence, permis aux chercheurs d’accéder plus commodément et plus librement aux sources, et donné au public le goût de nouvelles pratiques ».
Pour les archives de Savoie, la mise en ligne a permis une nouvelle approche des relations avec le public, qui en plus de pouvoir consulté le fonds en ligne peut toujours se rendre sur place. De plus le site Internet des archive de la Savoie figure parmi les plus fréquentés dans la région.
Le service des archives a fait appel à un éditeur spécialisé pour diffuser les données (ce dernier sera rémunéré grâce aux abonnements pour la consultation du fonds), aucun problème de droits n’est posé ici car les documents mis à disposition ont dépassé la limite légale de confidentialité. Un an après la mise en ligne du fonds, le service des archives a fait un premier bilan : les utilisateurs du site sont des habitués qui vont y fréquemment pour faire des recherches cela s’explique par le côté payant de l’accès aux documents ; la vente de cédéroms d’état civil a augmenté, accroissement provoqué par le caractère payant du site.
La mise en ligne fut un événement favorable pour le service des archives, pour qui « numériser et diffuser ses archives pourrait bien se révéler un astucieux pari pour l’avenir. »
Enfin les archives de Rennes ont fait appel au même prestataire que les archives de la Mayenne cité précédemment (Archimaine) pour mettre leur fonds numérisé en ligne. Le site Internet a permis d’alléger le travail des archivistes, qui renvoie quasi systématiquement les personnes vers le site Internet, et le travail de recherche des Internautes. Le site est visité 360 fois par jour, ce qui est moins que la salle de lecture. Ainsi pour le service cette mise en ligne est une grande avancée et une aubaine pour ce service avec « un public considérablement élargi, qui perçoit de façon positive ce service en ligne. »
Les archives numériques sont de plus en plus répandues et les conséquences sur le service des archives sont variables selon les endroits. Cet article est intéressant dans la mesure où il montre les usages et les utilisations différentes des internautes.
La chose qui est la plus marquante, selon moi, est que les archives et les internautes, en particulier les généalogistes, travaillent ensemble pour améliorer la recherche et l’accès aux documents. Il y a une interactivité entre les deux. Ses nouveaux usages sont le reflet des besoins des internautes en matière d’archives.
Cet article met en évidence que le phénomène de numérisation touche tous les domaines de la culture et que la mise en ligne est différente selon les organismes. Dans le cas des archives la numérisation permet l’accessibilité de l’intégralité du fonds, y comprit les documents anciens généralement peu consulté car fragile.
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